Caja chica
Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolívares, según la empresa y sus requerimientos.
La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.
Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca más se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.
Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no a la cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.
El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa´
Creación del fondo fijo de caja chica.
La creación o apertura de caja chica se realiza a través de la emisión de un cheque a nombre de custodio del fondo fijo, quien es responsable de manejar ese dinero en efectivo.
La cuenta Caja Chica representa el efectivo más disponible que posee la empresa, para realizar pagos menores y recurrentes. Estos fondos fijos están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan razón a diferentes necesidades.
Ejemplo, de la Creación del fondo fijo de caja chica El 15/09/2012, la empresa aperturó un fondo fijo de CAJA CHICA, de Bs. 150,00 Bs. Para que el custodio cancele los pagos de menor cuantía.
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Folio N°1 |
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Fecha |
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Cuentas y explicación |
Ref. |
Debe |
Haber |
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20xx |
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Caja chica |
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150,00 |
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Mes |
Día |
Banco Ruíz |
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150,00 |
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3 |
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Para registrar la creación |
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4 |
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de caja chica con, según el |
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cheque #x del banco Ruíz |
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6 |
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a nombre del custodio Ga- |
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7 |
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briel Ruíz. |
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Rembolso del fondo fijo de caja chica.
Significa reponer el fondo fijo de la caja chica emitiendo un cheque por una cantidad de dinero que al reunirla (sumarla) con lo que le quedó al custodio en caja chica.
El custodio realizó los pagos o desembolsos por caja chica y cuando llegó la fecha de solicitar el reembolso entregó la siguiente relación de comprobantes, para recibir un nuevo cheque.
Importancia de la Caja Chica.
Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza para realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.
De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado mediante cheque.
Conceptualización Contable de la Caja Chica.
Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.
Propósito
“Solventar las necesidades urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato”.
Procedimientos
A continuación se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilización adecuada de los fondos de caja chica.
Constitución de la Caja Chica.
Está constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que así lo requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.
Procedimientos contables para la Caja Chica.
1. Creación de la Caja Chica
Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.
2. Realización de Pagos.
Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa.
3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.
Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.
Faltantes de Dinero.
En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe proceder a:
- Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
- Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura Superior, previa comprobación de lo sucedido.
La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.
Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca más se movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas.
En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un período determinado establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.
Arqueo de caja chica.
Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y la verificación del dinero y valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros están de acuerdo con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con el libro mayor de caja.
En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay sobrante en caja, pero en caso de existir un faltante, se buscará la razón que justifique el faltante, ( un gasto, una consignación que no se registró) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justificación del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.
Ejemplo de Caja chica.
Almacenes “El Cóndor” en fecha 1º de marzo de 2006 entrega a su empleada Srta. Nora Girón la suma de Bs 1.000 para que maneje como caja chica y cubra algunos gastos menores. Para esto gira el cheque Nro. 85705 del Banco Nacional de Bolivia.
El asiento inicial que se realiza es:
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01-03-06 |
-- 1 -- |
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Caja Chica |
1.000.00 |
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Bancos Banco Nacional de Bolivia |
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1.000.00 |
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Registro por la apertura de caja chica bajo la responsabilidad del Srta. Nora Girón. |
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Por la reposición:
En fecha 15 de marzo de 2006 la responsable de caja chica presenta la siguiente relación para su correspondiente reembolso, por el que se emite el cheque Nº 757 del Banco Nacional de Bolivia.
RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA
DEL 1º AL 15 DE MARZO DE 2006
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FECHA |
Nro. FACT. O REC. |
DETALLE |
IMPORTE |
CREDI-TO FISC. |
GASTO NETO |
CODIGO DE CUENTA |
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4/03/2006 6/03/2006 7/03/2006 7/03/2006 7/03/2006 8/03/2006 8/03/2006 8/03/2006 9/03/2006 9/03/2006 9/03/2006
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Fac.987 Rec.101 Rec.102 Fac.1152 Fac.0452 Fac.1230 Fac.2142 Fac.2452 Rec.103 Rec.104 Rec.105
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Por compra material escritorio Por pasajes taxi Por donación Envió de correspondencia Compra de Azúcar 1 @ Envió de correspondencia Flete por compra de mercad. Arreglo de vehículo Por compra de periódicos Por compra de pan, semana Donaciones del día TOTALES |
100.00 50.00 30.00 15.00 90.00 40.00 150.00 120.00 20.00 30.00 50.00 695.00
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13.00 -0- -0- 1.95 11.70 5.20 19.50 15.60 -0- -0- -0- 66.95 |
87.00 50.00 30.00 13.05 78.30 34.80 130.50 104.40 20.00 30.00 50.00 628.05
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Material de escrit. Transp.de persona Donaciones y obs. Correspondencias Serv. De te y refri. Correspondencias Fletes s/compras Mantenimiento V. Periódicos Serv.de té y refri. Donaciones
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Total Fondo Fijo 1.000.00
Total Gastos Efectuados 695.00
SALDO A LA FECHA 305.00
.................................... ................................
Srta. Nora Girón
Responsable Caja Chica
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15/03/06 |
-- 2 -- |
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Gastos de Administración Material de Escritorio Transporte de personal Donaciones y obsequios Correspondencias Servicio de té Fletes sobre compras Mantenimiento de vehículos Periódico Crédito Fiscal |
87.00 50.00 80.00 47.85 108.30 130.50 104.40 20.00 66.95 |
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Bancos Banco Nacional de Bolivia |
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695.00 |
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Reg./ Por reposición de los gastos efectuados según rendición Nº... |
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En el supuesto caso de que la rendición fuera al cierre de gestión y no exista el reembolso, se corre el siguiente asiento:
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15/03/06 |
-- 2 -- |
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Gastos de Administración Material de Escritorio Transporte de personal Donaciones y obsequios Correspondencias Servicio de té Fletes sobre compras Mantenimiento de vehículos Periódico Crédito Fiscal |
87.00 50.00 80.00 47.85 108.30 130.50 104.40 20.00 66.95 |
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Caja Chica |
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695.00 |
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Reg./ Por los gastos efectuados según rendición Nº... |
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Cuando se trata de cierre de gestión el saldo existente en poder del custodio o encargado de caja chica se debe depositar a la cuenta corriente bancaria de la empresa o hacer el ingreso a cuenta caja entregando el efectivo al responsable de la Caja General o de la Caja Mayor.
En el caso del ejemplo se deben efectuar el siguiente registro o con depósito al Banco.
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15/03/06 |
-- x -- |
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Bancos Banco Nacional de Bolivia |
305.00 |
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Caja Chica |
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305.00 |
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Reg./ Por el depósito del saldo existente en caja chica por el custodio Srta. Nora Girón. |
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CAJA CHICA
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1.000.00 |
695.00 305.00
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1.000.00 |
1.000.00 |
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