Estado de situación

      Es el documento contable que refleja la situación financiera de un negocio a una fecha específica. En este informe solo se utilizan las cuentas reales (activo, pasivo y capital) y en él se cumple la ecuación fundamental de contabilidad: Activo es igual a Pasivo más Capital (A = P + C), y también el principio básico de Contabilidad de la “Partida Doble”, las cantidades de los activos y los pasivos deben ser iguales.

Componentes del estado de situación.

Activos:

      Hace referencia a los bienes y derechos de una empresa.

Activo circulante: Bienes y derechos propiedad de una empresa de movimiento y recuperación rápida.

• Caja y Bancos: Está constituida por moneda de curso legal, o sus equivalentes, disponible para la operación, como depósitos bancarios en cuenta de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.
• Documentos o Cuentas por cobrar: Representan derechos exigibles originados por venta de mercancías, servicios prestados u otorgamiento de préstamos. Los documentos pueden ser letras de cambio o pagarés, con la ventaja de que son documentos amparados legalmente.
• Almacén o Inventarios: Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque como el envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

 Activo fijo: Bienes tangibles que la empresa adquiere con el propósito de usarlos en forma más o menos permanente.

• Inmuebles, Maquinaria y Equipo: Tiene por objeto a) el uso de los mismos en beneficio de la empresa, b) la producción de artículos para su venta, c) la prestación de servicios a la empresa, a su clientela o al público en general; la adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.
• Terrenos: Importe de los costos de adquisición de los terrenos propiedad de la empresa, deben valuarse al costo erogado, considerando el precio de adquisición, los gastos notariales, urbanización, etc.
• Edificios: Valor de la construcción propiedad de la empresa, deben valuarse al costo de adquisición o de construcción, considerando las instalaciones y el equipo de carácter permanente.
• Maquinaria y Equipo: Costo de adquisición de mobiliario, enseres, equipo de transporte. maquinaria, etcétera.

 Activo diferido: Representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir como: primas de seguros, renta de locales, algunos impuestos como el IVA Acreditable, gastos de instalación, adquisición de derechos o patentes, materiales accesorios para el uso exclusivo del negocio como papelería útiles de escritorio, material de propaganda.

Bienes y servicios pagados anticipadamente que originan un derecho y que con el tiempo se convierten en gastos.

• Gastos de instalación: Importes pagados por la empresa con objeto de acondicionar el local con canceles, alfombras, pisos, lámparas, etc. En algunos casos aceites, combustibles y lubricantes.

Pasivo: 

Deudas y obligaciones contraídas por la empresa.

Pasivo a corto plazo: Deudas por pagar a corto plazo menos de un año.

• Documentos por pagar a corto plazo: Comprende obligaciones provenientes de las operaciones o transacciones, tales como la adquisición de mercancías y/o servicios, por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo,  se representan por letras de cambio y pagarés.
• Proveedores: Importe de las deudas por compras a crédito, de artículos del giro de la empresa
•  Acreedores diversos: Importes que se deben pagar  por adquirir a crédito algún bien o servicio.
• IVA por pagar: Es el impuesto al valor agregado que se cobra al vender bienes o servicios. El saldo de esta cuenta, siempre acreedor, representa pasivo circulante.

Pasivo a largo plazo: Deudas por pagar a más de un año.

• Documentos y Cuentas por pagar a largo plazo: Representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios.

 Capital:

       Aportaciones de los socios o accionistas, más la utilidad del o los ejercicios anteriores, más las reservas de capital, menos las pérdidas del o los ejercicios anteriores.

       Capital contable se le designa con diferentes términos: patrimonio de los accionistas; capital social y utilidades retenidas, o capital social y déficit.

       El capital contable está integrado por:

 Capital Social: Son los importes correspondientes a las aportaciones de los accionistas.

Otras aportaciones de los socios y accionistas.

 Utilidades retenidas: Importe de la utilidad obtenida.

 Pérdidas acumuladas: Pérdida del ejercicio sufrida al final del o los ejercicios anteriores.

(Se amortiza poco a poco)

Elementos del estado de situación.

• Encabezamiento

Consta de tres partes:

• Nombre de la empresa (quién)
• Nombre del documento (qué)
•  Fecha del documento (cuándo)
• Unidad monetaria en que se expresa.

Ejemplo:

Tipos de Balance General o estado de situación.

• Balance general comparativo: Es el estado en el que se comparan los elementos que lo integran en relación con uno o más periodos, con el fin de facilitar el cambio en la posición financiera y facilitar su análisis.
• Balance general consolidado: Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad económica.
• Balance general estimativo: Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de rectificación.
• Balance general proforma: Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situación financiera futura probable.